Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für uns. Deshalb klärt Sie diese Datenschutzerklärung Sie ausführlich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten bei Nutzung von Online-Meeting-Anwendungen informieren.
1. Zweck der Verarbeitung
Wir, die ISG Industrielle Steuerungstechnik GmbH (nachfolgend „ISG“ genannt) nutzen folgende Tools um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
Microsoft Teams: http://teams.microsoft.com, Sitz in den USA
(nachfolgend „Online Videokonferenz Tools“ genannt)
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ für das ISG steht, ist die ISG selbst.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite der o.g. „Online Videokonferenz Tools“ aufrufen, ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung der o.g. „Online Videokonferenz Tools“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welches Tool Sie nutzen und welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Beispielsweise aber nicht erschöpfend sind folgende personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Profilbild. Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung. Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer etc…
Detaillierte Informationen über die erfassten Datentypen finden Sie unter folgenden Links:
Microsoft Teams: https://docs.microsoft.com/de-de/MicrosoftTeams/policy-control-overview
Microsoft Teams ist so konfiguriert, dass die Daten in Deutschland gespeichert werden (Speicherort von Daten in Microsoft Teams).
4. Umfang der Verarbeitung
Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorhinein transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung der „Online Videokonferenz Tools“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung der „Online Videokonferenz Tools“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
6. Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden von der ISG grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Anbieter der o.g. „Online Videokonferenz Tools“ erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Vertrages mit dem o.g. „Online Videokonferenz Tool“ Anbieter vorgesehen ist.
7. Datenschutzbeauftragter
Bitte wenden Sie sich in allen Fragen rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit bei uns direkt an:
ISG Industrielle Steuerungstechnik GmbH
Gropiusplatz 10
70563 Stuttgart
Telefon: 0711 22992-57
E-Mail: datenschutz@isg-stuttgart.de
Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
8. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
9. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten
Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
Stand: 01. Februar 2025